Rueckkehrgespraeche Fuehren

6 Tipps wie Sie als Führungskraft Rückkehrgespäche führen

Führen Sie mit Ihren Mitarbeitern Rückkehrgespräche?

Werden diese von Ihren Mitarbeitern kritisch betrachtet und der Flurfunk bringt so seine Geschichten mit sich?

 

Dann geht es Ihnen wahrscheinlich wie vielen anderen Führungskräften:

Ihr Mitarbeiter befürchten, dass Sie durch Rückkehrgesprächen einzig und allein krankheitsbedingte Kündigungen vorbereiten oder Schwachstellen in der Belegschaft aufdecken wollen. Ihre Mitarbeiter fühlen sich kontrolliert und empfinden die Rückkehrgespräche als Drohung.

Nicht selten werden die Rückkehrgespräche nur mit Betrieblichem Gesundheitsmanagement in Verbindung gebracht. “Wir machen jetzt Gesundheit und sprechen mit jedem der krank war.”

Doch dahinter steckt vielmehr als ein Medium der Gesundheitsförderung. Miteinander zu sprechen, zu zu hören, zu beobachten und wahrzunehmen;  alles das ist fester Bestandteil Ihres Führungsalltags.

Ist ein Mitarbeiter länger abwesend oder Sie beobachten, dass sich sein Verhalten am Arbeitsplatz verändert hat, dann bin ich sicher, dass Sie es als Teil Ihrer Aufgabe sehen, diesem Mitarbeiter Ihre Aufmerksamkeit zu schenken. Sie wollen die Hintergründe erfahren, um ihn oder sie entsprechen zu unterstützen und Ursachen zu beseitigen.

Anne Katrin Matyssek bezeichnet die Gespräche treffend als Willkommensgespräche. Da ich den Begriff Rückkehrgespräche auch ich nicht wirklich treffend finde, werde ich ihren Begriff hier mit einfließen lassen.

 

Rückkehrgespräche/Willkommensgespräche ein notwendiges Übel?

Diese weit mehr als ein Medium der Gesundheitsförderung; ein wertvolles Instrument, mit dem Sie die Gesprächs- und Vertrauenskultur in Ihrem Unternehmen fördern können.

Sind Rückkehrgespräche eingeführt, werden Sie vielfach ein notwendiges Übel der Bürokratie betrachtet. Zusätzlicher Aufwand, der sinnlos erscheint.

Viele Führungskräfte lassen die Chance ungenutzt. Sie bleiben in der Tabuzone und verpassen die Chance es zur Normailät werden lassen, mit Ihren Mitarbeitern über Gesundheit sprechen.

 

Doch betrachten Sie dieses Instrument einmal aus einer anderen Perspektive:

Für Sie als Führungskraft sind diese Gespräche ein wesentliches Führungstool, um eine Vertrauen zu Ihren Mitarbeitern zu fördern.

Sie

  • bekommen wichtige Informationen über mögliche betriebliche Ursachen von Fehlzeiten am Arbeitsplatz
  • daraus können Sie entsprechende Maßnahmen ableiten
  • und stärken vor allem die Beziehung zu Ihrem Mitarbeiter

 

Sie können nicht alle Zusammenhänge kennen. Nutzen Sie dazu die Unterstützung Ihrer Mitarbeiter.

Ihr Tagesgeschäft hält viele Erwartungen bereit. Wie sollen Sie sich da auch noch um die Gesundheit der Belegschaft kümmern.

Aus dieser Perspektive betrachtet scheint es nur logisch, dass Ihre Motivation dafür gering ist.

Aber stellen Sie sich vor, es melden sich nach und nach mehreren Mitarbeiter krank oder sie bringen nicht die gewohnt Leistung. Was dann? Wie erreichen Sie Ihre Ziele, wenn die Manpower fehlt? Was können Sie tun, um entgegen zu wirken?

Sicher, eine Weile wird es schon gehen, dass die Kollegen die Mehrarbeit auf sich nehmen. Aber wie lange?

Hinter einer Krankmeldung stehen vielfältige Ursachen. Diese können Sie nicht mit einem einfachen Ursache-Wirkungsprinzip erkennen.

Dazu brauchen Sie den Austausch mit Ihrem Mitarbeitern. Diese müssen auch bereit sein mit Ihnen darüber zu sprechen und vor allem müssen sie Ihnen vertrauen!

Das allein sind Gründe genug  für Sie, das Image von Rückkehrgesprächen positiv zu bestärken oder?

 

 

Rückkehrgespräche führen

Sie benötigen eine wesentliche Voraussetzung für die Rückkehrgespräche oder Willkommengespräche: Ernsthaftes Interesse daran, dass sich Ihre Mitarbeiter am Arbeitsplatz wohlfühlen und gesund sind.

 

1. Schaffen Sie Klarheit

Informieren Sie den Mitarbeiter über die Hintergründe des Instrumentes. Dadurch machen Sie Ihr Vorgehen transparent,  berechenbar und Sie reduzieren Unsicherheiten.
Klären Sie den Mitarbeiter im Vorfeld darüber auf, dass er oder sie keine Auskunft über Krankheitsursachen oder Diagnosen geben muss.

Besonders bei einem Gespräch nach krankheitsbedingter Abwesenheit ist es ratsam, dass Sie Ihre Intention deutlich machen. Verdeutlichen Sie Ihrem Mitarbeiter, dass es nicht  um sein Fehlen geht, sondern darum, dass Sie eventuelle Ursachen am Arbeitsplatz ausschließen oder beseitigen wollen.

Geben Sie dabei dem Mitarbeiter Beispiele, von welchen Ursachen Sie sprechen:

  • Zugluft, Temperaturwechsel
  • unzureichend gesicherte Maschinen
  • Arbeitsplatzergonomie
  • Arbeitspensum, Arbeitszeiten
  • Lange sitzende Tätigkeiten
  • Ärger mit einem Kollegen, mit der Führungskraft, mit Kunden
  • hoher Zeitdruck
  • fehlende Unterstützung
  • insgesamt hohe Stressbelastungen

 

2. Entwicklen Sie eine Routine

Führen Sie Rückkehrgespräche konsequent nach jeder Abwesenheit: Urlaub, Krankheit, Dienstreise, Elternzeit etc. Ein solches Gespräch kann, je nach Situation, in bereits in 5 Minuten erledigt sein.

 

3. Motivieren Sie zum Austausch

Gerade dann, wenn diese Willkommengespräche noch ungewohnt für alle sind, dann muss für alle Beteiligten der Nutzen klar sein. Dann wird der Mitarbeiter eher bereit sein an diesem Gespräch teilzunehmen.

Sie kennen Ihren Vorteil, aber was hat Ihr Mitarbeiter davon mit Ihnen darüber zu sprechen?

Verdeutlichen Sie dem Mitarbeiter, dass er oder sie dadurch wesentliche Informationen über die Ereignisse während seiner Abwesenheit erfährt und ebenso die Arbeitsbedingungen mitgestalten kann.

 

4.Bleiben Sie verbindlich

Haben Sie in diesem Gespräch gemeinsam Vereinbarungen getroffen, dann ist es in erste Linie Ihre Aufgabe, deren Einhaltung im Blick zu behalten. Nichts wäre schlimmer, als das die Vereinbarungen ein reiner Platzhalter im Gesprächsprotokoll bleiben. Selbst wenn sich deren Umsetzung hinauszögern, informieren Sie Ihren Mitarbeiter darüber. Das was Sie eventuell in Gang gesetzt haben oder andere im Hintergrund laufenden Prozesse hat der Mitarbeiter nicht im Blick.

 

5. Das Wie ist entscheidet über den Erfolg der Rückkehrgespräche

Gespräche führen ist nicht gleich Gespräche führen. Gerade bei solch’ einem sensiblen Thema, wie  Gesundheit. Es kann für Sie, wie auch für Ihren Mitarbeiter etwas holprig sein.

Tauschen Sie sich daher mit Ihren Kollegen aus. Natürlich nicht über das, was Ihnen Ihr Mitarbeiter anvertraut hat. Fragen Sie Ihren Kollegen, wie dieser mit bestimmten Themen umgeht, wie Ihr Kollege ein Gespräch gestaltet usw.  Es braucht Fingerspitzengefühl und etwas Übung, um dem Mitarbeiter nicht zu Nahe zu treten.

 

6. Zeigen Sie sich als Mensch

Eine trockende Abarbeitung der Formailien wirkt schlichtweg kühl. Auch Sie waren schon mal krank oder führten mit Ihrem Vorgesetzten ein Gespräch über sensible Themen. Versetzen Sie sich in die Lage Ihres Mitarbeiters. Gehen Sie einen Schritt auf ihn zu und schaffen Sie eine Atmosphäre, in der man offen sprechen kann.

 

Fazit:

 

Rückkehrgespräche oder Willkommensgespräche können sich langfristig positiv auf die Fehlzeiten auswirken, sofern diese von Ihnen als Führungskraft als Chance genutzt werden.

Sie haben ein wirkungsvolles, oft unterschätztes, Instrument zur Hand, mit dem Sie betriebliche Ursachen aufdecken und die Beziehung zu Ihren Mitarbeitern stärken können. Rückkehrgespräche sind dann besonders erfolgreich, wenn sie von einem einheitlichen Verständnis, Flexibilität und Wertschätzung geprägt sind.

Führen Sie die Rückkehrgespräche einzig und allein mit der Absicht Fehlzeiten zu reduzieren oder Formalien abzuarbeiten, dann fördern Sie damit lediglich Sie Demotivation, Präsentismus und Misstrauen.

Rückkehrgespräche behalten dann ihr negatives Image ein Druckmittel zu sein.

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