Mehr Ergebnisse durch weniger Ablenkungen: Warum Du auf die Fokuszone nicht verzichten solltest.

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Erwischt Du Dich dabei, dass Du an einer Aufgabe sitzt und plötzlich nur mal eben schnell diese eine Mail liest. Dann klingelt das Telefon. Plötzlich piebt es und schon wanderst Du über die Timeline auf Facebook oder einem anderen Kanal. Mit diesen Ablenkungen kriechst Du ins Ziel. Wenn Du Deine Projekte voranbringen willst, dann schalte Unterbrechungen aus. Damit Du Dich besser konzentrieren kannst, schaffe Dir Deine Fokuszone. Das spart Zeit und Du schaffst mehr von dem was Du Dir vorgenommen hast.

Unterbrechungen kosten Zeit und Nerven

Einen Kunden von mir haben die ständigen Unterbrechungen völlig kirre gemacht. Durch die ständigen Ablenkungen hat er selten, die wirklichen wichtigen Aufgaben des Tages erledigen können. Abends war er entnervt, konnte nicht richtig abschalten. Tagsüber quälte ihn diese innere Unruhe. Das führte dazu, dass er sich gar nicht erst richtig auf die eigentliche Aufgabe einlassen konnte. Seine ToDo-Liste wurde nicht kleiner, auch konzentriertes Arbeiten wurde zunehmend zum Problem. Nachdem er die Stille Stunde eingerichtet hatte, wurde er entspannter und konnte produktiver arbeiten.

Nur nichts verpassen und immer schön verfügbar sein. Sorry das wird nichts. Ständige Unterbrechungen bringen Dich immer wieder raus. Sie sind einer der häufigsten Zeitfresser und Hauptursachen für Stress und Überforderung.

Die Computerwissenschaftlerin Gloria Mark von der University of California hat 2004 in einer Hightechfirma die Arbeitsabläufe penibel gemessen und dokumentiert. Auf der Suche nach Produktivitätsreserven wandte sie das Prinzip von Frederick Taylor und Henry Ford an, die Anfang des vorigen Jahrhunderts mit der Stoppuhr durch die Fabrikhallen zogen. Dabei hat sie festgestellt, dass es alle 11 Minuten zu einer Unterbrechung kommt.

Alle 11 Minuten!

Unterbrechungen stille Stunde

Du beginnst mit einer Aufgabe (A). Dann kommt nur schnell mal eben die nächste Aufgabe dazwischen; eine Kundenanfrage beantworten oder einen Anruf entgegen nehmen etc. Wie Gloria Mark in der Studie herausgefunden hat, dauert es ca. 25 Minuten bis Dein Fokus wieder auf Aufgabe A liegt. 

25 Minuten!

Was schaffst Du alles, wenn Du nur 30 Minuten pro Tag konzentriert arbeitest?

Nach einer Unterbrechung musst Du Dich aber noch neu eindecken, vielleicht den Arbeitsplatz frei räumen, Programme neu anrichten usw. Bis Du wieder konzentriert bist, dauert es ca. 8 Minuten. Statistisch gesehen bleiben Dir jetzt noch 3 Minuten bis zur nächsten Unterbrechung. Das ist reine Statistik. Darauf nehmen alle anderen Unterbrechungen keine Rücksicht. Diese können sich auch überschneiden.

Herzlichen Glückwunsch!

Schneller ans Ziel mit der stillen Stunde

Jetzt sitzt Du vor Deiner wichtigsten Aufgabe und wirst ständig rausgerissen. Da sind Fehler vorprogrammiert. Das kostet wieder wertvolle Zeit für die Korrekturschleifen. Mein Kunde argumetnierte: „Dann muss ich mich stärker fokussieren.“ Das ist völlig richtig. Da gibt es nur einen kleinen Haken. Fokus braucht die Fähigkeit, sich konzentrieren zu können. Besser konzentrieren ist keine reine Willenssache. Die Konzentrationsfähigkeit kannst Du trainieren und durch Deine Umgebung fördern. Äußere Umstände, wie z.B. Lärm, und auch psychische Umstände, wie z.B. kreisende Gedanken und Druck, lenken die Konzentration. Die Stille Stunde verschafft Dir den nötigen Freiraum.  Ablenkungen schaltest Du damit bewusst aus. In einer Studie bei Managern hat sich gezeigt, dass die Arbeit die sie in dieser stillen Stunde erledigten, qualitativ hochwertiger war.*

Indem Du Dich von der Außenwelt abnabelst, fokussierst Du Dich voll und ganz auf das was jetzt gerade wichtig ist.

 

 

Stille Stunde einrichten – so geht‘s

1. Befreie Dich von allem, was Dich ablenken könnte

Schaffe Dir Freiraum für die wirklich wichtigen Aufgaben. Durch unterbrechungsfreie Zeiten, in denen Du Dich abschottest von allem, was Deiner Aufgabe nicht nützt, arbeitest effizienter. Du bist produktiver und schaffst mehr Ergebnisse. Du richtest Dir Deinen Arbeitsplatz so ein, dass Du ungestört bist. – Wer hätte es gedacht! 🙂 Schaffe mit der stillen Stunde ein Zeitfenster, indem Du alle Ablenkungen ausschaltest. Dieses Zeitfenster ist ideal, um an komplexeren Aufgaben und Projekten zu arbeiten, für die Du besonders konzentriert oder kreativ sein musst. Das können Texte sein, Konzepte oder der ultimative Plan für den Durchbruch.

  • Schalte Dein Handy in den Flugmodus
  • Schließe das Mailpostfach
  • Sorge dafür, dass die Social Media Kanäle weder piepen noch blinken
  • Schließe die Tür zu Deinem Büro

Das klingt einfach. Ist es auch.

Du musst es nur tun.

Stille Stunde einrichten

 

2. Überlasse es nicht dem Zufall: Plane Deine Stille Stunde


“Ich komme nicht dazu” “Bisher schaffe ich es einfach nicht” Klassiker an Ausreden. Die unterbrechungsfreie Zone ergibt sich nicht von allein. Wie immer, wenn es um Zeitnot geht, ist es ist eine Frage Deiner Prioritäten. Entscheide wie Du Deine Zeit nutzt. Zeitfresser beseitigen sich nicht von allein. Deshalb plane Dir das Zeitfenster fest ein. Reserviere Dir einen Terminblock. Das kann morgens sein, wenn Deine persönliche Leistungskurve  ohnehin hoch ist oder am Nachmittag. Es muss auch nicht gleich eine Stunde sein. Starte mit 30 Minuten. Zu Beginn kann das ungewohnt sein. Doch glaube mir: Du willst diese Zeit nicht mehr missen!

3. Kommuniziere die Stille Stunde

Eine andere Kundin war permanent für ihre Mitarbeiter da. Wenn nicht gerade das Telefon klingelte, dann stand jemand in der Tür. Ihre Projekte wurden zäh wie Kaugummi und ein leerer Posteingang schien reine Illusion zu sein. Sie hat es durchgezogen, wenn auch erst skeptisch:„Das geht nicht. Das klappt nie.“ Auch sie argumentierte „Ich muss verfügbar sein.“ Nein, nicht den ganzen Tag. Das ist eine Angewohnheit die (Zeit) kostet.
Die Kundin informierte ihre Mitarbeiter und Kollegen über die unterbrechungsfreie Zeit. Ein Schild an der Bürotür und ein blockierter Slot im Kalender machten es möglich. Nach ein paar Wochen hatten sich alle daran gewöhnt. Sie konnte entspannt an ihren Projekten arbeiten.

Tu das auch. Auch für das Homeoffice ist das ein wichtiger Punkt. Damit hilfst Du Dir, den reservierten Block im Kalender einzuhalten.

Stille Stunde wird zur Fokuszone

Viele arbeiten an strategischen Aufgaben, Konzepten und anderen Projekten, die für ihr Business wichtig sind, wenn sie bereit den halben Tag hinter sich haben. Dann sind sie müde und können sich kaum noch konzentrieren. Das ist irsinnig. Damit bleibt das wirkliche Wichtige – AN Deinem Business zu arbeiten – auf der Strecke.

Das ergibt keinen Sinn.

Meine Tagesstruktur habe ich komplett umgestellt. Täglich nutze ich vormittags ein Zeitfenster von 2 bis 4 Stunden in dem ich hochkonzentriert arbeite. In dieser Zeit arbeite ich an dem wichtigsten Ergebnis des Tages. Vormittags deshalb, weil der Kopf dann noch frisch ist und genug Energie hat, um wirklich konzentriert zu sein. Wir kommen nicht voran, wenn wir die wirklich wichtigen Aufgaben immer hinten anstellen. Seit dem ich meine Fokuszone eingerichtet habe, komme ich schneller mit meinen Projekten voran. Es funktioniert einfach bestens. Deshalb habe ich dieses Prinzip habe ich fest in das System des Fokusguide integriert. Nachdem ich Ende 2018 das Buch von Carl Newport Deep Work – konzentriert arbeiten – Regeln für eine Welt voller Ablenkung. gelesen habe, wurde ich noch mehr bestätigt, diese Struktur beizubehalten. Er beschreibt darin u.a., wie er und andere Wissenschaftler oder Autoren durch unterbrechungsfreie Zeiten produktiv arbeiten.

Dein Alltag wird etwas anders sein als meiner. Dennoch ist es eine bewusste Entscheidung. Finde Deinen Rhythmus.Gib Dir eine Testphase. Es funktioniert. Hast Du die Stille Stunde, nein besser die Fokuszone, einmal verankert, wirst Du merken, dass Du in kurzer Zeit mehr Aufgaben erledigst als gedacht. Zackig schafft Du richtig Ergebnisse. Das entspannt und fühlt sich richtig gut an. Die Aufgaben von der Liste zu streichen ist unbezahlbar oder?

Also ran an den Speck!

 

 

 

*Quelle der erwähnten Studie: König, Cornelius J., Kleinmann, Martin & Höhmann, Wilfried (in press). A field test of the quiet hour as a time management technique. European Review of Applied Psychology.

 

 

Artikel zu letzt aktualisiert: Mai 2018

Bildquelle: Titelbild: helloquence unsplash.com,  Anke Lambrecht

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