Zeitfresser entarven

Zeitfresser entlarven: 22 Hebel, wie Du sofort Zeit sparen kannst

Tick tack, tick tack. Der Zeiger der Uhr rennt. 07:00 Uhr, 12:00 Uhr, 19:00 Uhr. Wieder ist ein Tag vorbei. Dann eine Woche und ein Monat.

Ich habe einfach keine Zeit. Ich bin nicht schnell genug. Am Ende des Tages ist noch so viel ToDo-Liste übrig.

Das sind typische Sätze meiner Kunden. Am Liebsten wollen sie einen genialen Tipp für ihr Zeitmanagement. Dazu wäre eine App oder anderes cleveres Tool das Sahnehäubchen.

Völliger Quatsch! Sie haben Zeit. Das ist absolut fair auf diesem Planeten. Jeder von uns hat täglich 24 Stunden.

Der Unterschied: Die einen wissen genau wie sie ihre richtig Zeit nutzen. Die Anderen meckern darüber, dass es zu wenig ist.

Zu welcher Gruppe gehörst Du?

Wenn Du zur ersten Gruppe gehörst, dann ist dieser Artikel Zeitverschwendung für Dich. Siehst Du Dich eher in der zweiten Gruppe?
Dann findest Du hier 22 typische Zeitfresser und konkrete Ansätze, wie Du Zeit sparen kannst.

Zeitmanagement ist irreführend.

Die Techniken dahinter sind gut, keine Frage. Dein Zeitkonto wird sich damit nicht vergrößern. Kein Tool der Welt bringt Dich weiter, wenn Du Dich nicht im Griff hast!

Zeitdruck führt dazu, dass viele nur noch nach der Uhr leben. Das löst Stress oder sogar Überforderung aus. Kennst Du diese innere Unruhe? Spürst Du dieses dumpfe Gefühl in der Brust, wenn auf der ToDo Liste noch mehr Aufgaben stehen, aber der Tag zu Ende geht?

Es soll immer schneller gehen. In der gleichen Zeit wollen viele immer mehr erreichen. Was ein Wahnsinn!

Welch’ ein Segen, dass Du eine Email verschicken kannst, anstatt ein Telegramm zu senden. Du kannst anrufen, anstatt loszureiten. Wissen ziehst Du Dir aus dem Internet, anstatt dicke Bücher zu wälzen. Das alles spart Zeit.

Das Problem: Je mehr Du willst, desto weniger Zeit hast Du.

Bevor Du das nächste Tool für Zeitmanagement einsetzt, entlarve die Dinge, die Dir Zeit rauben. 

Genug Zeit hat man nie – man nimmt sie sich!

Zeitfresser Nr. 1- Nicht „NEIN“ sagen können

Dahinter steckt die Sorge etwas zu verpassen, abgelehnt zu werden oder negative Konsequenzen aushalten zu müssen. Ja zu sagen, obwohl Du nein meinst, hat seinen Preis:

Es kostet Dich Zeit. Deine Planung gerät durcheinander. Das nervt und stresst. Gleichzeitig kommen Deine Bedürfnisse und Ziele zu kurz.

Lösung:

Erlaube Dir, Nein zu anderen zu sagen. Sage Ja zu Deinen Zielen.
Ein Nein muss nicht hart sein. Übe in verschiedenen Varianten, Nein zu sagen. Sag es höflich und bestimmt, biete ein Teil-Nein, einen Kompromiss oder ein Gegenangebot an.
Wichtig ist: Rechtfertige Dich nicht.


Zeitfresser Nr. 2 – Keine Ziele definieren

Einfach machen?! Okay. Nur für welches Ergebnis? Worauf arbeitest Du hin?

Einige Kunden erzählen mir, dass sie nie fertig werden. Schnell stellen wir fest, dass gar nicht klar ist, wann sie denn fertig sind. Wann ist das Ziel erreicht, die Aufgabe erledigt?

Fehlt das Ziel, dann kannst Du es auch nicht erreichen. Du verzettelst Dich. Dazu kommt der Irrglaube, dass schwer beschäftigt sein ein Indiz für Produktivität ist. Produktiv arbeiten heißt, dass Du nützliche Ergebnisse schaffst; Ergebnisse, die Dich weiterbringen.

Lösung:
Definiere, welches Ziel Du konkret an dem Tag, in der Woche, in diesem Monat und diesem Quartal usw. erreichen willst.

Dadurch kannst Du leicht prüfen, ob das, was Du gerade tust oder Dir vornimmst, zielführend ist. Von dem jeweiligen Ziel kannst Du einzelne Aufgaben für den Tag oder Aufgabenpakete für die Woche oder den Monat ableiten. Mit diesen kannst Du Deine Zeit entsprechend planen.
Damit vermeidest Du auch das Gefühl, am Endes des Tages nicht genug geschafft zu haben.

“Prioritäten setzen heißt auswählen, was liegen blieben soll.”
Helmut Nahr

Zeitfresser Nr. 3 – Keine Prioritäten setzen

Weißt Du nicht, warum genau diese eine Aufgabe jetzt auf der Agenda steht, dann ist alles gleich wichtig. Dadurch entsteht schnell Zeitdruck. Alles auf einmal kannst Du nicht erledigen. Du kannst Dich nicht teilen. Deshalb setze Prioritäten.

Lösung:

  1. Entscheide grundsätzlich was Dir wichtig ist. Bevor Du in die operative Planung gehst, werde Dir klar darüber, wie Du Deine wertvolle Zeit verbringen willst. Hast Du das geklärt, dann fällt es Dir im Detail leichter, Deine Zeit durch Prioritäten einzuteilen. Tipps, wie Du mehr Zeit für das Wesentliche gewinnst, findest Du hier. 
  2. Prioritäten setzen heißt, zu entscheiden was liegen bleiben soll. Oft ergeben sich diese automatisch durch Deinen Zeitplan und andere Deadlines. Prüfe dabei, ob Deine Prio A Aufgaben, wirklich an erster Stelle stehen müssen, also sofort und jetzt erledigt werden müssen.

Zeitfresser Nr. 4 – Wenig Struktur, unklare Prozesse

Fehlt die Struktur oder ist sie unklar, dann kostet das wertvolle Zeit. Bevor Du mit der eigentlichen Aufgabe starten kannst, musst Du Dir erstmal die Voraussetzungen schaffen. Ebenso verpatzt Du wichtige Termine und Dein Plan verschiebt sich.

Lösung:
Schaffe Dir eine klare Struktur.  Schreib Dir Deine Routineaufgaben und Routineprozesse für den Tag, die Woche, den Monat und das Quartal auf.

Struktur engt nicht ein. Sie schafft einen guten Rahmen und gibt Dir damit Sicherheit in Deinem Vorgehen. Damit steht das Fundament und Du kannst Deine Aufgaben schneller erledigen.

Beispiel: Du erledigst immer am 2. des Monats die Buchhaltung. Dann ist dafür ein Terminblock gesichert. Am 2. des Monats ist der Prozess klar: Du weißt genau welche Aufgaben Du in welcher Reihenfolge erledigst und was du dazu brauchst. 

 

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Das bremst Dein Business. Fokussiere Dich auf das Wesentliche. Erlebe hautnah mit, welche Strategien ich nutzte. Profitiere von meinen Erfahrungen. 

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Zeitfresser Nr. 5 – unklare Planung (Woche, Monat, Tag)

Der Struktur folgt die inhaltliche Planung. Fängst Du oft von vorne an zu überlegen: Was ist heute, diesen Monat, diese Woche oder dieses Quartal wichtig?
Dann hast Du entweder keine Ziele für Dein Business gesetzt (s. Zeitfresser Nr. 2) oder diese aus dem Fokus verloren.

Lösung:
Knüpfe einen roten Faden – Setze Teilziele
Im Business werden viele Ziele mittel- oder langfristig, also über einen längeren Zeitraum verwirklicht; gerade dann, wenn es um strategische Planung geht.
In Deiner Tages-, Wochen- und Monatsplanung etc. knüpfst Du den roten Faden weiter. Du setzt Teilziele, indem Du die großen Ziele herunter brichst.

Beispiel: Du möchtest in 6 Monaten ein Buch veröffentlichen.
Daraus ergeben sich wieder Teilbereiche, die Du als Teilziele definierst und terminierst: z.B. Recherche, Ideensammlung, Konzeption, Schreibprozess, Korrekturphase etc.
Hast Du die Termine festgelegt, dann brichst Du diese Bereiche als einzelne Aufgaben/-pakete weiter runter auf die Woche bis hin zur Tagesplanung.

Zeitplanung Business

Zeitfresser Nr. 6 – unrealistische Zeiteinschätzung

Gerätst Du unter Zeitdruck, weil Du oft länger brauchst als geplant?
Passiert es Dir häufiger, dass Unvorhergesehenes Deinen Plan völlig durcheinander bringt?

Dein Plan sollte realistisch sein.

Oft scheitert das daran, dass die Zeit, die die einzelnen Aufgaben benötigen, nicht realistisch eingeschätzt wird. Das ist wichtig, damit Dich Dein Plan nicht unnötig frustriert. Gleichzeitig werden gern die Launen der Technik und andere Überraschungen vergessen.
Werden Pläne zu eng gestrickt, dann verschiebt sich alles. Zeitdruck ist vorprogrammiert.

Lösung:

  1. Prüfe, wieviel Zeit Du für Deine Routineaufgaben benötigst. Hast Du noch keinen Erfahrungswert, dann schätze die Dauer ab. Am Ende gleichst Du ab, ob Du richtig gelegen hast. Kalkuliere einzelne Aufgaben gern etwas großzügiger. Nicht jeder Tag ist gleich. Zudem schwankt auch Deine persönliche LeistungskurveDadurch planst Du realistisch.
  2. Unverhofft kommt oft. Plane ausreichend Pufferzeiten ein.
    Verplane nur den halben Tag. Diese Pufferzeiten sorgen dafür, dass Du nicht in Stress gerätst,       falls eine Anfahrt oder ein Gespräch länger dauert, die Technik streikt oder andere Überraschungen auf Dich warten.

Geheimtipp:
Wenn Du Dich schwer tust mit der Abschätzung, hilft ein simpler Trick: Schätze im ersten Schritt Deine Aufgaben nach Bauchgefühl ab. Wenn alle Abschätzungen fertig sind, verdoppelst Du alle Zeiten. Das klappt hervorragend, denn noch nie hat sich jemand beschwert, wenn etwas früher fertig wurde.

Zeitfresser Nr. 7 – Ablenkungen

Telefon, Handy, Internet. Das alles lenkt Dich ab! Mit jedem Piepsen wirst Du abgelenkt und musst Dich neu eindenken. Das kostet wertvolle Zeit.

Lösung:
Richte Deine Fokuszone ein.

  • Nutze die Stille Stunde, um Ablenkungen auszuschalten und Dich auf Deine aktuelle Aufgabe zu konzentrieren.
  • Räume auch Deinen Schreibtisch frei, so dass Du nicht auf andere Ideen kommen kannst.
  • Falls Du nicht allein arbeitest, schließe die Bürotür. Auch ein Zettel an der Tür „Bitte nicht stören“ ist hilfreich.

Geheimtipp:
„Bitte nicht stören“ wird besser respektiert, wenn der andere weiß, ab wann Du wieder ansprechbar bist. Besser ist also „Bitte nicht stören bis __:__Uhr“.

Hast Du ein Motivationsproblem bis Du ein Zeitproblem hast?

Zeitfresser Nr. 8 – Aufschieberitis

Aufschieberitis hat häufig 3 Gründe:

  1. Die Aufgabe ist notwendig, sie macht Dir aber keinen Spaß.
  2. Du steckst in einem Motivationstief.
  3. Die Aufgabe anzugehen löst bei Dir Zweifel aus, dass es Dich weiterbringt oder du es schaffst.

Lösung:

  1. Eat the frog. Mache Dir klar, welchen Nutzen Du durch das Ergebnis hast. Dann überlege nicht lange, sondern lege los. Hinterher fühlst Du Dich gut. Das schlechte Gewissen hat keine Chance und Du bist einen Schritt weiter.
  2. Entscheide Dich: Option 1: Lass es für heute und nimm Dir frei. Option 2: Hole Dich aus dem Tief und sorge dafür, dass Du gute Laune hast und Schwung bekommst. Teste diese Motivationstipps.
  3. Sofern das Ergebnis der Aufgabe einen Nutzen für Dich hat (den solltest du klar haben), fokussiere Dich genau darauf. Dann springe über Deinen Schatten. Lerne, wie Du mit Zweifel umgehst.

Zeitfresser Nr. 9 – Müdigkeit, wenig Energie – mangelnde Konzentration

Gönne Dir Pausen. Pause machen ist wichtig für Deine Gesundheit. Einen anderen Aspekt hast du vielleicht noch nicht im Blick: Dein Gehirn braucht die Pause, um sich zu erholen. Es muss viele Informationen verarbeiten. Das kostet Energie und geistige Leistung. Je länger es ohne Pause arbeitest, desto weniger kannst Du Dich konzentrieren. Du bist nicht mehr produktiv. 

Lösung:
Plane pro Tag regelmäßig Pausen ein. Kreativität und Leistung wachsen in der Erholungsphase. Sorge auch dafür, dass Du nach Feierabend gut abschalten und auftanken kannst. Ein erholsamer Schlaf ist wichtig, um am nächsten Tag wieder frisch und fit zu starten.

Zeitfresser Nr. 10 – Perfektionismus

Viele verrennen sich im Detail. Das kostet wertvolle Zeit. Damit kommen sie kaum einen Schritt weiter. Das Projekt wird zäh. Die Angebote kommen viel zu spät raus. Die Idee scheitert, weil sie nicht umgesetzt wird. Ich selbst habe eine Weile gebraucht, um zu erkennen, dass 80 Prozent Ergebnis oft vollkommen genügen, um gute Ergebnisse zu liefern.

Lösung:
Es geht nicht darum, schlechte Qualität anzubieten. Ziel ist es, dass Du unterscheidest: Wann lohnt es, noch mehr Zeit in eine Aufgabe zu investieren? Wann macht es keinen wirklichen Unterschied? Wann investierst Du unverhältnismäßig Zeit?

Teste die 80/20 Regel: Mit 20% Investition lassen sich 80% der Ergebnisse erreichen. Finde heraus, welches Deine 20% sind. Dann fange an. Es muss und kann nicht immer alles perfekt sein.

Geheimtipp: In der Umsetzung eines Plans wirkt die 80/20-Regel besonders gut.

Zeitfresser Nr. 11 – Keine Hilfe annehmen

Selbst und ständig ist eine Denkfalle, die Dich bremst. Selbst wenn Du als Solounternehmer unterwegs bist, musst Du nicht alles allein erledigen.

Zum Einen kannst Du nicht alles wissen und können. Es gibt Aufgaben, die können andere besser und schneller erledigen als Du. Zum Anderen kommst Du früher oder später an den Punkt, dass Du Aufgaben delegierst oder auslagerst. Ganz einfach weil Dein kalkulatorischer Stundensatz zu hoch ist für bestimmte Aufgaben. Damit bist Du zu teuer.

Lösung:
Überlege Dir wer oder was Dir helfen könnte, Deine Aufgabe schneller zu erledigen. Damit erreichst Du schneller Dein Ziel. Überlege Dir welche Aufgaben Dir nicht gut liegen, dir wiederholt Schwierigkeiten bereiteten. Diese kannst Du z.B. an einen externen Dienstleister auslagern. Welche  administrativen Aufgaben, wie zum Beispiel Zuarbeiten, Recherche etc,  hindern Dich daran, Deine wichtigen Projekte voranzubringen? Dafür kannst Du eine Assistenz beschäftigen.

Geheimtipp: Führe die „Make or Buy-Entscheidung“ ein in Deine Planungsphase. Setze alles auf „buy“ und hole nur das zurück auf „make“, was wirklich nur Du selbst kannst.

Zeitfresser Nr. 12 – Ungeduld

Du willst Ergebnisse. Jetzt.

Arbeitest Du in Hektik und willst alles „schnell, schnell“ dann machst Du Dir nicht nur Stress, sondern riskierst unnötige Fehler. Während Du planst oder Aufgaben abarbeitest, übersiehst Du wichtige Punkte. Später fällt Dir auf, dass etwas fehlt oder am eigentlichen Ziel vorbei gegangen ist. Das kostet Dich Korrekturschleifen.

Lösung:
Es gibt keine schnelle Lösung, um geduldig zu werden. Ein wichtiger Schritt ist Deine Einstellung. Werde gelassener. Alles braucht seine Zeit. Erfolgreich über Nacht funktioniert ebenso wenig, wie auf dem Computer zu trommeln, damit der schneller arbeitet.

Für Ungeduldige ist besonders wichtig: Nr. 3, Nr. 6 und Nr. 9

Zeitfresser Nr. 13 – fehlender Überblick über wichtige Aufgaben, Aktivitäten

Verzettelst Du Dich oder vergisst Du etwas, dann fehlt Dir vielleicht der Überblick. Das hat in diesem Fall nichts mit Unordnung zu tun. Schreibst Du Deine Ziele und Aufgaben nicht auf, dann geraten sie leicht aus Deinem Fokus.

Lösung:
Visualisiere Deine langfristigen Ziele. Schreibe die kurz- und mittelfristigen Ziele sowie die daraus resultierenden Aufgaben auf.

Damit hast Du das Wichtige im Blick. Gleichzeitig entlastest Du Deinen Kopf von der Sorge, etwas zu vergessen.

Welchen Vorteil Du noch hast, Deine Ziele aufzuschreiben? Schau Dir das Video an:

Zeitfresser Nr. 14 – Emails

Morgens gleich die Emails checken. Alles brav beantworten und dann geht es zur wichtigsten Aufgabe des Tages. Das Problem: Dein Emailpostfach bestimmt Deinen Zeitplan und wenn Du mit den Anfragen fertig bist, dann bleibt nur noch wenig geistige Kapazität für Deine Tagesaufgabe.

Du kommst damit nicht wirklich dazu, die wichtigen Dinge zu erledigen.

Du kannst jetzt argumentieren, dass Du permanent erreichbar sein musst. Ich bezweifle das.

Wenn Du einen wirklich ein Notfall hast schreibst Du dann jemandem eine Mail? Erwartest Du, dass jemand im Minutentakt seine Mails beantwortet?

Setze Prioritäten. (Zeitfresser Nr. 3)

Lösung:
Dreh es um; das Wichtigste zuerst. Du kannst Dir Deine Zeit selbst einteilen. Blocke ein Zeitfenster, in dem Du Deine Mails beantwortest, zum Beispiel am späten Vormittag und noch einmal zum Ende der Arbeitszeit.

Sollte Dein Posteingang tatsächlich wichtige und dringende Emails enthalten, dann kannst Du einen Mitarbeiter, eine virtuelle Assistenz oder einen Büroservice damit beauftragen, erste Anfragen zu beantworten. Dadurch gewinnst Du Zeit, um an Deinem Business zu arbeiten.

Brauchst Du Tipps, wie Du das Emailchaos in den Griff bekommst, dann schaue hier.

Zeitfresser Nr. 15 – unklare Absprachen

Mit Assistenten, Dienstleistern, Kooperationspartnern oder Mitarbeitern, Termine koordinieren oder Projekte absprechen. Dabei geht oft unsinnige viel Zeit verloren.

  • Kannst du bei Gelegenheit mal drüber sehen.
  • Hier das Angebot, ich freue mich auf Rückmeldung
  • Bitte recherchiere Thema x
  • Schicke mir bitte das Foto und dein Statement zu y

Lösung:
Formuliere Dein Anliegen konkret. Bis wann? Wie viel? Was genau? Wohin? etc. Das setzt voraus, dass Du Dein Anliegen, Dein Ziel, klar hast. 

Das gleiche gilt, wenn Dir jemand eine Anfrage stellt: Frag konkret nach, was der Sender möchte.
Beides spart Zeit und Du vermeidest unnötige Rückschleifen.

Zeitfresser Nr. 16 – fehlender Fokus – alles auf einmal wollen

Willst Du zu viel auf einmal gleichzeitig erledigen, dann überlädst Du Dich völlig. Du hast ToDo-Listen, die Du in Deiner verfügbaren Zeit nicht abarbeiten kannst.
Das Ergebnis: Du verschiebst Deine Aufgaben von Tag zu Tag. Das frustriert und macht unzufrieden.

Lösung:

  • Fokussiere Dich auf das Wesentliche. Deine dringenden Aufgaben sollten auch wichtige Aufgaben sein.
  • Setze klare Ziele. Plane für die Aufgaben realistisch Zeit ein.
  • Solltest Du früher fertig sein, dann wird Dir sicher nicht langweilig.
  • Überlege Dir welche Aufgaben Du weglässt oder abgibst.

Zeitmanagement tipps

Zeitfresser Nr. 17 – mangelndes Ordnungssystem

Ich hatte dazu doch schon mal was geschrieben. Wo war noch der Artikel xy? Das ebook habe ich doch neulich erst gesehen? Wo habe ich noch die Checkliste abgespeichert?

Na? Klingelt es?

Wie viel Zeit verbringst Du im Suchmodus?

Oder Du suchst gar nicht erst. Du entwickelst oder kaufst neu und stellst dann fest, dass du Gleiches schon in Deinem System hast.

Das ist nervig und völlig unnötig.

Lösung:

  • Schaffe Dir ein System, mit dem Du den Überblick behältst. Wichtig: Das System muss Dir dienen. Du arbeitest damit. Deshalb ist es wichtig, dass Du Dir jederzeit herleiten kannst wo auf dem Computer welche Daten zu finden sind oder nach welcher Logik Deine Regale etc. sortiert sind.
  • Am Anfang habe ich mir dazu eine einfach Übersicht erstellt. Diese hat auch den Vorteil, wenn Mitarbeiter/ Assistenten zugreifen sollen, dass Du nicht ewig erklären musst wo etwas ist.

Zeitfresser Nr. 18 – Aufgaben unnötig zerteilen

Oft wird eine Aufgabe in zu viele Einzelschritte zerlegt. Das kostet Dich unnötig Zeit.

Beispiel:

Der Rasen soll gemäht werden. Am Vormittag ziehst Du Dich um, holst den Rasenmäher raus und mähst vor dem Haus. Danach räumst Du alles weg. Am Nachmittag beginnst Du von vorn, um hinter dem Haus zu mähen.

Lösung:
Effizienter ist es, wenn Du eine Aufgabe im Block abarbeitest. Das bietet sich besonders dann an, wenn die Vorbereitung dafür aufwendig ist.

In der Wirtschaft spricht man davon, „Rüstzeiten zu reduzieren“. Dazu zählt auch das Hin- und Herschalten im Kopf zwischen verschiedenen Teil-Aufgaben, die geistige Rüstzeit.

Das ist dann der Fall, wenn Du für Dein Vorhaben verschiedene Programme, Konzepte, Planungen, Gesprächsnotizen etc. benötigst. Meine Podcast, Videos, Webinare oder Onlinekurse  fallen z.B. bei mir in diese Blöcke.

Zeitfresser Nr. 19 – Smartphone

Das kleine Wunderding macht den Alltag bequem. Gleichzeitig führt es Dich in viele Versuchungen. Mal eben im Messenger die Nachricht gelesen und schon scrollst Du minutenlang auf der Timeline in Facebook oder Twitter.
Jedes Piepen lenkt Dich ab. Du musst Dich wieder in Deine Aufgabe einarbeiten.

Plötzlich ist eine Stunde weg.

Lösung:

  • Überlege Dir gut, wann und wozu Du Dein Smartphone nutzt. Teste Folgendes: Öffne die Apps, die Du am häufigsten nutzt, für 1- 2 Wochen nur zu festen Zeiten. Du kannst sie auch in dieser Zeitspanne komplett löschen.
  • Schalte Pushmitteilungen aus. Lösche Deine Mailapp. Schalte die Töne und den Vibrationsalarm aus.

Zeitfresser Nr. 20 – Internet – Social Media

Du kannst jetzt sagen „Hör mal, ich habe ein Online-Business, da brauche ich das Internet.“ Bevor Du mir auch noch einen Vortrag über Digitalisierung hältst, warte ab:
Surfst Du gezielt im Internet und steuerst Du Deine Social Media Zeit, dann ist alles paletti.

Im Netz führt schnell eins zum Anderen: Nur das eine Video ansehen, den einen Artikel lesen oder die neuesten Meldungen prüfen – und wieder ist eine Stunde Deines Tages weg.

Lösung:

  • Setze Dir ein klares Ziel und einen Zeitrahmen.
    Damit ist nach diesem einen Video oder Artikel Schluss. Du gehst zum nächsten Punkt Deiner Agenda über. 
  • Zum Beispiel setze ich mir ein Zeitfenster von 30 Minuten für Nachrichten und Aktivitäten auf Facebook.
  • Recherchiere ich für ein Thema, dann werden die Videos oder Artikel dazu auch in einem klaren Zeitfenster abgearbeitet.
  • Habe ich interessanten Content gefunden, der nicht zur aktuellen Aufgabe passt, dann speichere ich den für einen anderen Zeitblock ab.

Zeitfresser Nr. 21 – unkoordinierte Besprechungen, Treffen, Termine

Mastermindtermine, Netzwerktreffen, Kennenlerngespräche … die ersten beiden enden häufig in Kaffeekränzchen. Das letzte verliert sich nicht selten im Themenhopping und bleibt damit auch ohne klares Ergebnis.

Natürlich treffe ich mich auch im Businesskontext mit Menschen, um sie kennenzulernen. Denke also nicht, dass ich hier eine Agenda aus der Tasche ziehe. Doch dann habe ich die Absicht den anderen besser kennenzulernen. Das heißt, dass ich mich vorher z.B. schon frage: Was interessiert mich an der Person? Was möchte ich erfahren?

Ich selbst war Mitglied in verschiedenen Mastermindgruppen. Einige davon waren für mich wirklich anstrengend:  Kurzfristige Absagen, unpünktliche Mitglieder, unklare Themen. Bis wir produktiv wurden, war die Zeit um oder überzogen.

Lösung:

  • Vereinbare einen klaren Zeitrahmen (Anfang und Ende) des Termins.
  • Je nach Gespräch sollten alle Beteiligten die Spielregeln kennen (und einhalten). Das sorgst für eine gute Struktur und einen transparenten Ablauf.
  • Werde Dir vorher klar, welches Ziel Du verfolgst.
    Ich bereite mich auf meine Gespräche vor: Welche Absicht habe ich mit dem Gespräch? Was soll am Ende dabei herauskommen soll? Währenddessen ist es dann einfacher, das Gespräch zielorientiert zu führen.

Zeitfresser Nr. 22 – keine Entscheidung treffen

Wer seine Ziele erreichen und seine Zeit dafür clever nutzt, der entscheidet sich. Wie auch immer Du Dich entscheidest. Tu es. Lerne, eine Sache ganz oder gar nicht zu machen. Schiebst Du eine Entscheidung auf, dann frisst das Zeit. Bewusst oder unbewusst, kreisen Deine Gedanken um das Problem. Das strapaziert Deine Nerven. Möglicherweise kommst Du genau deshalb in einem Projekt nicht weiter.

Lösung:
Entscheide Dich! Stelle Dir folgende Fragen:

  • Was kannst Du jetzt tun, um ein optimales Ergebnis zu erreichen?
  • Was ist jetzt wirklich wichtig?
  • Was kann warten?

Du kommst damit nicht weiter? In diesem Beitrag findest Du eine Strategie, wie Du schwere Entscheidung treffen kannst.

Zeitfresser eliminieren

Unter Zeitdruck kannst Du nur bedingt produktiv arbeiten. Bevor Du ziellos an der Effizienzschraube drehst, identifiziere mit dieser Liste Deine konkreten Zeitfresser. Im nächsten Schritt definierst Du Maßnahmen, wie Du diese eliminierst. Danach überlegst Du, wie Du die gewonnene Zeit produktiv nutzen willst.

  1. Schreibe Deine typischen Zeitfresser auf.
    Ergänze die Liste, falls Du noch andere Zeitfresser entdeckt hast.
  2. Was wirst Du jeweils tun, um Deine Zeit effektiver zu nutzen?
    Schreibe konkrete Maßnahmen auf.
  3. Wie wirst Du konsequent Deine Vorhaben umzusetzen?
    Notiere Dir hinter jede Maßnahme, wie Du dafür sorgst, dass Du dran bleibst.
  4. Wie willst Du die eingesparte Zeit investieren?
    Überlege, was Du mit der gewonnen Zeit anstellst. Das motiviert Dich gleichzeitig, Deinen Plan umzusetzen.

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Du willst Deine Ideen erfolgreich umsetzen?
Einige Deiner Projekte kommen nicht voran?
Das bremst Dein Business. Fokussiere Dich auf das Wesentliche. Erlebe hautnah mit, welche Strategien ich nutzte. Profitiere von meinen Erfahrungen. 

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Artikel zuletzt aktualisiert: Oktober 2018
Bildquellen: unsplash.com

Anke Lambrecht

Anke Lambrecht

ein geborenes Ostseekind. Mehr über mich, erfährst Du hier.
Ich bin überzeugt, dass jeder Unternehmer sein unvergleichliches Business schaffen kann. Auf dem Weg braucht es Mut und einen klaren Fokus. Deshalb unterstütze ich Unternehmer dabei, jeden Tag ein Stück ihrer Vision umzusetzen und sich im Dschungel der Möglichkeiten zu orientieren.
Bleib unvergleichlich! Hier gibt es Quickietipps dazu.

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